معرفی سامانه پایش برنامه راهبردی-عملیاتی

1- مقدمه

تدوین استراتژیها و برنامه های متناظر با آنها به خودی خود نمیتواند راهگشای مشکلات سازمان و تضمین کننده نیل به اهداف باشد. سازمانهای موفق به طور مستمر و با دقت نظر حرکت خود را در مسیر اهداف و راهبردهای تعیین شده به دقت بررسی میکنند. پایش حرکت بخشهای مختلف سازمان در راستای این برنامه ها، عارضه یابی و تصحیح مسیر برای برنامه های استراتژیک در سازمانهای بزرگ به سادگی و با روشهای سنتی کار بسیار طاقت فرسایی بوده و مستعد اشتباهات و خطاهای متعدد است.

سامانه پایش برنامه راهبردی-عملیاتی ما ابزاریست جهت مدیریت فرآیند نظارت بر حرکت بخشهای مختلف سازمان در راستای استراتژیهای تدوین شده، دریافت بازخورد و اعمال اصلاحات بر برنامه عملیاتی.

2- طرح کلی

این سامانه بر اساس تدوین برنامه عملیاتی-راهبردی در سطوح مختلف، تخصیص این برنامه به واحدهای مسئول و نظارت کمی بر اجرای برنامه در سطوح سازمان استوار است.

امکانات موجود در نسخه­ی کنونیِ سامانه برای پایش برنامه راهبردی-عملیاتی سازمان شامل موارد ذیل است.:

2-1- هسته مدیریت فرآیند پایش

این بخش وظیفه اصلی سامانه یعنی جمع آوری اطلاعات و فرآیند پایش آن­ها را بر عهده دارد. موجودیت­های مهم حوزه­ی برنامه­ریزی به شرح زیر در سامانه بازنمایی گردیدند

2-1-1- اهداف راهبردی  (کلی – SO)

اهداف راهبردی در هر سال به همراه وزن نسبی در سامانه ثبت خواهند شد. در صورت تمایل شما این اهداف در چارچوب منظرهای گوناگون دسته بندی می­گردد و ارتباطات متقابل بین انها نیز در صورت سفارش مشتری، قابل تعریف است. نکته مهم در این خصوص این است که در سیستم اهداف راهبردی با ذکر سال تعریف ثبت میشوند تا در صورت تغییر بتوان گزارشات را بر اساس اهداف راهبردی تعریف شده در سالهای مختلف به صورت تفکیکی دریافت نمود. اهداف راهبردی در شروع هر سال بوسیله مدیر سیستم در صورت نیاز، ثبت و به روز رسانی می­شوند.

2-1-2- اهداف عملیاتی (کمی – PO)

اهداف عملیاتی ذیل اهداف راهبردی به همراه وزن نسبی ثبت خواهند شد. اهداف عملیاتی نیز در شروع هر سال بوسیله مدیر سیستم در صورت نیاز، ثبت و به روز رسانی میشوند. همچنین همانند اهداف راهبردی ، اهداف عملیاتی نیز با ذکر سال تعریف ثبت میشوند تا در صورت تغییر بتوان گزارشات را بر اساس اهداف عملیاتی تعریف شده در سالهای مختلف به صورت تفکیکی دریافت نمود و وضعیت را بر اساس اهداف تدوین شده در سالهای مختلف مقایسه کرد.

2-1-3- فعالیت اصلی (برنامه ها)

فعالیت اصلی در ذیل هر هدف عملیاتی تعریف میشوند. فعالیتهای اصلی به دو دسته تقسیم میشوند: فعالیتهای اصلی مشترک و فعالیتهای اصلی اختصاصی. گزارشات و آمارهای سیستم همگی از فعالیتهای اصلی مشترک ناشی می­شوند. فعالیتهای اصلی اختصاصی بوسیله واحدهای بخشی تعریف شده و بوسیله خود آنها مدیریت می­شوند. کدگذاری فعالیتهای اصلی میبایست به گونه ای باشد که فعالیتهای اصلی اختصاصی دارای کد متفاوتی باشند. کلیه فعالیتهای اصلی مشترک سال بوسیله مدیر سیستم و در ابتدای همان سال (یا انتهای سال قبل) وارد سیستم می­شوند. اما فعالیتهای اصلی اختصاصی، بوسیله واحدهای بخشی قابل تعریف هستند.

بودجه بندی: فعالیتهای اصلی دارای تخمین هزینه هستند که همگی به ارز ریال ثبت میشوند.

اسناد بالادستی: همچنین فعالیتهای اصلی دارای هیچ، یک یا چند سند بالادستی مرتبط (برنامه ششم، سیاستهای کلی اقتصاد مقاومتی، سیاستهای کلی سلامت، مصوبات شورای راهبردی طرح تحول و امثال آنها) هستند که از یک لیست قابل انتخاب میباشند. بخشی از سند بالادستی که مرتبط با فعالیت اصلی هست نیز در این ارتباط مشخص میشود.  سامانه دارای بخشی به نام اسناد بالادستی است که اسناد بالادستی مرتبط با سازمان به همراه جزئیات آن برای ارتباط هر چه بهتر با برنامه عملیاتی در آن ثبت میشود. در مورد این بخش در همین سند شرح کاملتری ارائه شده است.

. واحد/دفتر متولی: بخشی از سازمان است که عملا مسئول اجرای فعالیت اصلی است.

2-1-4- اقدام (فعالیت)

اقدامات مشترک در ذیل فعالیتهای اصلی مشترک بوسیله ادمین سیستم قابل افزوده شدن میباشند و مجموع اوزان آنها از فعالیت اصلی بالاسری 100 خواهد بود. برای هر اقدام شرحی ثبت میشود. اقدامات داری زمانبندی هستند. اقدامات دارای برش بخشی هستند.

مجری: مجری اقدام میبایست مشخص باشد. مجری اقدام به دو شکل مجری حقوقی و مجری حقیقی است و هر اقدام تنها یک مجری حقوقی و یک مجری حقیقی میتواند داشته باشد. مجری حقوقی معمولا متناظر دفتر متولی فعالیت اصلی است. مجری حقیقی نام فردی است که بوسیله واحد بخشی (یا ستاد برای فعالیتهای اصلی ستادی) برای اقدام وارد میشود.

مسئول پایش: به ازای هر فعالیت اصلی و هر اقدام (در ستاد وزارتخانه و هر یک از واحدهای بخشی)‌، یک نفر به عنوان «مسئول پایش» تعیین شده است. مسئول پایش ﺑﻪ ﻓﺮدي (اعم از مدیر یا کارشناس) اطلاق میگردد ﻛﻪ ﻫﻤﻮاره از ﻣﻴﺰان ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ آن فعالیت اصلی یا اقدام ﻣﻄﻠﻊ اﺳﺖ؛ ﮔﻠﻮﮔﺎهﻫﺎ و ﻣﻮاﻧﻊ ﭘﻴﺸﺮﻓﺖ آن را ﻣﻲﺷﻨﺎﺳﺪ، ﺑﺎ ﻓﺮﺻﺖﻫﺎي ﭘﻴﺶ رو آﺷﻨﺎﺳﺖ و ﻣﻲﺗﻮاﻧﺪ راهﺣﻞﻫﺎي ﺧﻼﻗﺎﻧﻪاي ﺑﺮاي ﺧﺮوج از ﺑﻦﺑﺴﺖﻫﺎي اﺣﺘﻤﺎﻟﻲ ﭘﻴﺸﻨﻬﺎد ﻛﻨﺪ. مسئول پایش موظف است تا دهم هر ماه (یا زمان تعیین شده در دوره پایش)، میزان پیشرفت هر یک از اقدامات مرتبط با خود را تا پایان ماه قبل را در سامانه درج کرده و مستندات و شواهد مورد نیاز دال بر پیشرفت هر اقدام را نیز در سامانه بارگذاری نماید. همچنین مسئول پایش موظف است در صورتی که یک اقدام بیش از 5 درصد نسبت به زمان‌بندی تاخیر داشته باشد (% 5- =<  انحراف اقدام)، دلیل انحراف آن را نیز در سامانه درج نماید.

محاسبه پیش بینی: با توجه که نحوه محاسبه پیشبینی هر اقدام در طول زمان تا این لحظه اعلام نگردیده است، پیشنهاد ما محاسبه خطی پیشرفت اقدامات (ساده ترین حالت) میباشد. بدین معنی که اقدامی که 20 درصد از زمان آن گذشته است انتظار میرود که 20 درصد نیز پیشرفت داشته باشد.

ثبت تاریخچه تغییرات: جهت کاربری بهتر، تاریخچه عملیات و تغییرات صورت گرفته روی اقدام ثبت می­شود.

نشانگرها: اقدامات می­توانند دارای نشانگر باشند. نشانگر متنی است که ستاد بر اساس آن شرایط بررسی میزان انطباق پیشرفت اقدام را اعلام می­دارد.

شکل3: نمونه ای از شبکه برنامه عملیاتی مشترک در سامانه پایش

شکل3: نمونه ای از شبکه برنامه عملیاتی مشترک در سامانه پایش

 

2-1-5- دوره های پایش

پایش برنامه راهبردی-عملیاتی در دوره های زمانی از پیش تعیین شده انجام می­شود. شروع و خاتمه زمان خود اظهاری و ارزیابی انطباق (معمولا بازه های 10 روزه) در هر دوره بوسیله مدیر سامانه تعیین میشود.

2-1-6- پیشرفت خوداظهاری

بر روی هر اقدام پیشرفت ثبت می­شود. ثبت پیشرفت هر اقدام بر عهده مسئولان پایش ستادی یا بخشی انتخاب شده برای آن اقدام خواهد بود. پیشرفت در هنگام ثبت نیازمند بارگذاری مستندات و شواهد خواهد بود.

همچنین در زمان ثبت پیشرفت خود اظهاری برای یک اقدام در صورتی که میزان پیشرفت ثبت شده از پیش بینی به میزان مشخصی (به صورت پیش فرض 5 درصد) کمتر باشد سامانه از کاربر میخواهد که علت انحراف را از لیستی مشخص کند و در صورت تمایل در باره آن شرح دهد.

امکان ثبت پیشرفت به مقدار بیش از پیش بینی و یا کمتر از آخرین میزان اظهار شده قبلی در سامانه وجود نخواهد داشت.

شکل4: صفحه ثبت پیشرفت خود اظهاری سامانه پایش

شکل4: صفحه ثبت پیشرفت خود اظهاری سامانه پایش

 

2-1-7- ارزیابی انطباق

در هر دوره پایش، بازه زمانی جهت ارزیابی انطباق اقدامات در نظر گرفته می­شود. در این بازه کاربران ستادی که به عنوان مسئول ارزیابی یک اقدام در نظر گرفته شده اند، در یک فضای کاری، پیشرفت­های خود اظهاری و مستندات و شواهد بارگذاری شده بوسیله واحدهای بخشی مربوط به یک اقدام را مشاهده کرده و نسبت به ثبت پیشرفت ارزیابی انطباق و دلایل انحراف انطباق مبادرت می­ورزند.

شکل5: نمونه ای از صفحه ارزیابی انطباق فعالیتها

شکل5: نمونه ای از صفحه ارزیابی انطباق فعالیتها

 

2-1-8- پایش میدانی

در صورت تخصیص مسئول پایش میدانی به اقدامات، فرد تعیین شده می­تواند نسبت به ثبت پایش میدانی برای اقدامات واحدهای بخشی مختلف مبادرت ورزد.

2-1-10- کدگذاری موجودیتها

برای موجودیت­های اهداف راهبردی، اهداف عملیاتی، فعالیتهای اصلی و اقدامات یک روش کد گذاری اتوماتیک تعریف خواهد شد و در سطوح مختلف پیاده سازی می­شود. همچنین فعالیتهای اصلی و اقدامات اختصاصی و مشترک کد جداگانه ای می­گیرند.

2-1-11- تعریف کاربران و سطوح دسترسی

کاربران در دو سطح تعریف می­شوند. در سطح ستاد کاربران راهبر و همچنین پایشی ستادی و مسئولان ارزیابی انطباق و میدانی تعریف می­شوند. در سطح بخشهای مختلف ایران­خودرو، کاربرِ مدیر پایشِ بخش می­تواند کاربران پایش برای فعالیتهای اصلی بخش را تعریف کنند. لازم به ذکر است علاوه بر اقداماتی که در سطح بخش صورت می­گیرد برخی اقدامات مشابه که بر اساس فعالیت­های اصلی ستادی تعریف می­شوند در سطح ستاد شکل می­گیرند. بنابراین ستاد در این زمینه مشابه یکی از بخش های دیگر ایران­خودرو خواهد بود.

نقشهای کاربران در این سیستم به شرح ذیل است:

مدیر سیستم:

  • امکان تعریف اهداف راهبردی، عملیاتی و فعالیتهای اصلی مشترک و اقدامات مشترک ذیل آنها را با تمام جزئیات دارد.
  • امکان مشخص کردن برش بخشی اقدامات مشترک
  • امکان تعریف کاربران ستادی، مسئولین پایش ستادی، مسئولین ارزیابی انطباق و میدانی و معاونتهای ستادی را دارد
  • امکان ارسال اعلانات به تمامی کاربران را دارد.

مسئول پایش بخشی:

  • امکان تعریف فعالیتهای اصلی اختصاصی را (در صورتی که بوسیله مدیر سیستم فعال شده باشند) دارد.
  • امکان ارسال اعلانات به تمام کاربران بخش را دارد.
  • امکان دریافت انواع گزارش در سطح بخش را دارد

مسئول پایش ستادی:

  • همانند مسئول پایش بخشی تعریف شده و تمامی امکانات یک مسئول پایش بخشی را در زمینه اقدامات مرتبط با ستاد داراست.
  • علاوه بر این مسئول پایش ستادی می­تواند:
    • مسئول ارزیابی انطباق اقدامات اصلی را از بین کاربران ستادی مشخص نماید
    • گزارشات مرتبط با پیشرفت و ارزیابی انطباق حوزه های مختلف را از سیستم دریافت کند.

مسئول پایش حوزه بخشی:

  • امکان ورود پیشرفت برای اقدامات تخصیص یافته به خود را در زمان مجاز دارد
  • امکان ثبت علت تاخیر برای اقدامات تخصیص یافته به خود را در زمان مجاز دارد.
  • امکان آپلود فایل مستندات پیشرفت را برای اقدامات دارد.
  • امکان دریافت انواع گزارش در سطح حوزه مربوط به خود در بخش را دارد

مسئول حوزه ستادی:

  • همانند مسئول پایش حوزه بخشی تعریف شده و تمامی امکانات یک مسئول پایش حوزه بخشی را در زمینه اقدامات مرتبط با ستاد در یک حوزه خاص را داراست.
  • علاوه بر این مسئول پایش حوزه ستادی میتواند:
    • مسئول ارزیابی انطباق فعالیتهای اصلی را از بین کاربران ستادی مربوط به حوزه خود مشخص نماید
    • گزارش پیشرفت بخشها در حوزه مربوط به خود را به تفکیک بخشی و دفتر به دفتر دریافت کنند.

کاربر بخشی:

  • امکان قرار گرفتن به عنوان مسئول پایش اقدام
  • امکان ثبت پیشرفت و الصاق مدارک
  • مشاهده تاریخچه ثبت پیشرفت و ارزیابی انطباق اقدامات مرتبط با خود

کاربران ستادی:

  • تمامی امکانات یک کاربر بخشی را در حوزه ستاد داراست.
  • علاوه بر این می­تواند:
    • به عنوان مسئول ارزیابی انطباق بوسیله مسئول حوزه ستادی انتخاب گردد.
    • نسبت به ارزیابی انطباق اقدامات مرتبط با خود مبادرت ورزد.
    • تاریخچه ثبت پیشرفت و ارزیابی انطباق اقداماتی که به عنوان مسئول ارزیابی انطباق آنها انتخاب شده را مشاهده کند.

2-2- گزارش گیری

بخش گزارش گیری امکان دریافت گزارشات بر حسب انواع پارامترهای مورد نیاز در حوزه اقدامات، فعالیت­های اصلی، اهداف عملیاتی و اهداف راهبردی را خواهد داشت. این بخش در هر حوزه امکان خروجی به اکسل و همچنین کم و زیاد کردن ستونهای مورد نیاز برای گزارش را در اختیار کاربر قرار می­دهد. در زمان تنظیم این سند مجموع این گزارشات به بیش از 100 گزارش میرسد.

  • پیشرفت تفکیکی بر روی نمودار S
  • گزارش گیری به تفکیک حوزه ها
  • گزارش گیری به تفکیک دفاتر
  • گزارش گیری به تفکیک بخشها
  • نمودار گانت برنامه عملیاتی
  • گزارش گیری به تفکیک اقدامات، فعالیتهای اصلی، اهداف راهبردی و اهداف کمی
  • گزارش گیری علل انحراف و انحرافات موجه و ناموجه
  • گزارشات مرتبط با کلان مناطق
  • گزارشات اسناد بالادستی
  • گزارشات تحقق برنامه ها
  • گزارش ارزیابان
  • گزارشات نظارت بر ارزیابان
  • گزارشات برچسبها
  • گزارش دستگاههای همکار
شکل6: نمونه ای از گزارشات سامانه؛ گزارش پیشرفت و انحراف اهداف کلی

شکل6: نمونه ای از گزارشات سامانه؛ گزارش پیشرفت و انحراف اهداف کلی

 

شکل7: نمونه ای از گزارشات سامانه؛ گزارش پیشرفت و انحراف از اسناد بالادستی

شکل7: نمونه ای از گزارشات سامانه؛ گزارش پیشرفت و انحراف از اسناد بالادستی

 

2-3- داشبورد قابل شخصی سازی

یکی از اصلی ترین قابلیتهایی که این سامانه ارائه میدهد امکان دسترسی به گزارشات سیستم در قالب داشبوردهای قابل شخصی سازی است. این داشبوردها به کاربر اجازه میدهد گزارشاتی را در قالب بخشهایی به نام ویجت که به راحتی از منوی داشبورد قابل کشیدن و رها شدن در صفحه هستند را در محل مناسب خود قرار دهند تا در نگاه اول به اطلاعاتی که از نظر خود مهم می­داند، دسترسی داشته باشند. این ویجتها معمولا قابلیت حرکت به سمت جزئیات (Drill-Down) را خواهند داشت.

شکل8: نمونه ای از داشبوردهای چیده شده بوسیله کاربران

شکل8: نمونه ای از داشبوردهای چیده شده بوسیله کاربران

 

 

2-4- برنامه اختصاصی

علاوه بر برنامه عملیاتی مشترک، مسئولان پایش بازوهای اجرایی میتوانند در قالب “برنامه اختصاصی” اقدام به تعریف برنامه ها و فعالیتهای مختص به خود ذیل اهداف کلی و کمی مجموعه کرده و با تخصیص آنها به کاربران ذیل خود در بازه های خوداظهاری و ارزیابی انطباق اقدام به پایش برنامه اختصاصی خود نمایند. اطلاعات و گزارشات این برنامه ها نزد خود بازوی اجرایی باقی مانده و جنبه مدیریت عملکرد داخلی دارد.

2-5- پیامرسان

این بخش تبادل پیام متنی بین کاربران سامانه را بوجود می آورد. کاربران می­توانند برای پیدا کردن کاربران دیگر در سامانه جستجو کنند و همچنین با انتخاب هر کدام تاریخچه پیامهای مبادله شده خود را مشاهده نمایند.

شکل9: نمایی از پیام رسان سامانه به منظور تسهیل گفتگوی سازمانی

شکل9: نمایی از پیام رسان سامانه به منظور تسهیل گفتگوی سازمانی

 

2-6-اعلانات

این بخش جهت قرار دادن پیام­ها و اخبار برای بخش­های مختلف سازمان در نظر گرفته می­شود. اخبار در هر سطح که تعریف گردند در همان سطح نمایش داده می­شوند. بنابراین در صورت تعریف بوسیله مسئولین پایش بخشی، اعلان در سطح همان بخش نمایش داده می­شود.

2-7- اشتراک گذاری دانش

اهداف اصلی و اقدامات مشترک در سطح بخش­ها تکرار می­شوند. بنابراین تجربه و دانش کسب شده بوسیله یک بخش در اجرای اقدام مشترک می­تواند مورد استفاده بخش دیگر در زمینه اجرای همان اقدام در بخش خود قرار گیرد. با توجه به یکسان بودن اقدامات مشترک در سطح بخش­ها امکان ارسال پیام روی یک اقدام با کد پایه مشترک (بخشی از کد که قبل از بخش قرار میگیرد.) برای تمامی افرادی که به آن اقدام در سطوح بخشی یا ستادی دسترسی دارند بوجود خواهد آمد و ذیل آن نوع اقدام به نمایش در خواهد آمد.  علاوه بر ارسال متن امکان ارسال فایل جهت اشتراک گذاری نیز وجود خواهد داشت.

2-8- مدیریت اسناد بالادستی

امکان ثبت اسناد بالادستی به همراه جزئیات شامل ماده، بند، جزء و تبصره در سامانه وجود دارد.